דיווח שעות עבודה

האם יש לך מושג מהו אחוז הפער בין שעות העבודה המתוכננות לכל פרויקט לבין מה שקורה בפועל?

האם יש לך כלים אמינים לעקוב אחר תקציב הפרויקט וקצב ההתקדמות שלו?

האם יש לך את הביטחון המלא שהעובדים והמנהלים מקפידים על דיווח שעות עבודה מדויקות?

אחת מהטעויות הנפוצות ביותר אולי של בעלי עסקים המבוססים על שעות עבודה, היא התחושה שהם שולטים במספר השעות של כל פרויקט עם דוחות אקסלים ורשימות מזדמנות. מנסיוננו, בדיקה קפדנית של העסקים האלה מעלה כמעט תמיד שיש פער אדיר בין כמות השעות המתכוננת לכל פרויקט לבין כמות השעות שהפרויקט ארך בפועל. המשמעות היא, כמובן, כלכלית.

דיווח שעות עבודה של מנהלי פרויקטים הוא קריטי לרווחיות העסק מבוסס השעות. על כך מתבסס תמחור הפרויקטים, שכר העובדים וחישוב הרווח מכל פרויקט. טעות בחישוב שעות העבודה מייצרת כדור שלג עם כרוניקה ידוע מראש של הפסדים כלכליים. עסקים שאינם עובדים עם מערכת דיווח שעות ממוחשבת וסומכים על זכרון, דוחות אקסל ורשימות מזדמנות, ללא כל ספק מפסידים שעות רבות בדרך, ובעקבות זאת רווחיות הפרויקטים שלהם נמוכה משמעותית מהרווחיות הפוטנציאלית.

טעויות נפוצות הקשורות בדיווח שעות עבודה

פיתוח תוכנת אדמירל החל מתוך צורך קיים של עסקים מבוססי שעות ופרויקטים, שעד היום התנהלו על קבצי אקסל וטבלאות, ללא מנגנון ממוחשב ואוטומטי שיעקוב עבורם אחר התנהלות הפרויקט, התקציב שלו ולוח הזמנים שלו.

כמה מהטעויות הנפוצות ששמענו מבעלי עסקים מבוססי שעות לגבי דיווח שעות עבודה של פרויקטים גרמו לנו להבין שבעלי העסקים לא יכולים להעריך את ההפסדים הנגרמים להם מבלי שהם נעזרים בתוכנה שתייצר עבורם רווח כלכלי רק על ידי דיווח שעות עבודה ומעקב ממוחשב אחר הפרויקט.

חלק מהטענות ששמענו היום:

• אין באמת צורך לתמחר פרויקטים על פי אומדן שעות ופרויקטים קודמים, משום שבלאו הכי אנחנו גובים כמה שהשוק מאפשר
• כולנו ממילא עובדים סביב השעון
• תוכנת דיווח שעות רק תוסיף לנו עבודה
• ממילא התמחור הוא תמחור פיקס, אז מה הטעם בדיווח שעות ופירוט?

המציאות העגומה של בעלי העסקים מבוססי דיווח שעות עבודה, בעטיין של הנחות אלה

בפועל, אנו מגלים מדי יום שהמציאות שונה בהרבה מזו שבעלי העסקים מציירים:

• עסקים מבוססי שעות חיים ממרווח קטן יחסית
• בעסקים מבוססי שעות המתמחר הוא בדרך כלל איש מקצוע בעל יושר וכבוד מקצועי המעורב בביצוע, ולא אנשי מטה שמבקרים את התקציב וסופרים את השעות
• עסקים מבוססי שעות ופרויקטים פועלים בדרך כלל בסביבה מורכבת: הרבה פרויקטים (קטנים כגדולים) בו זמנית, עובדים הנמצאים הרבה בשטח ומעט במשרד, פרויקטים שלא בהכרח דומים זה לזה במהותם, ניהול משימות רבות של כל מנהל פרויקטים, שונות גדולה בין הלקוחות, תחלופת עובדים גבוהה, דרג ביניים של מנהלים עצמאיים ועמוסים, חסרי כלים ואוריינטציה מסחרית ובעלי מעורבות רגשית בפרויקטים
• טעויות אנוש בדיווח שעות עבודה שקשה לעקוב אחריהן כי המעקב אינו אוטומטי או ממוחשב

איך אדמירל משנה את פני המציאות הזו

דיווח שעות עבודה הוא חלק בלתי נפרד ומהותי מכל ניהול פרויקטים. הנחת היסוד היא כי בעידן שבו הכל ממוחשב, אין שום סיבה להשאיר נושא כמו חישוב ודיווח שעות עבודה למוח האנושי, הכה עמוס ממילא. טועים, טעות, טעינו אינה רק בדיחה ותיקה של הגשש. אנו טועים, והמטרה שלנו היא למזער את מספר הטעויות, במיוחד בתחומים החשובים ביותר, כמו למשל תקציבים ותמחורים, שם טעויות עלולות לעלות לנו בחיי העסק.

רוצים לבדוק איך האדמירל יכולה להגדיל את רווחיות הפרויקטים שלכם? צרו קשר עכשיו!